Date Limite Candidature : mardi 26 novembre 2024 23:59:00 heure de Paris

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage H/F
Référence : UMR7302-ESTING-002
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : POITIERS
Date de publication : mardi 5 novembre 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 janvier 2025
Quotité de travail : Temps incomplet
Rémunération : 2 466,98 €
Niveau d'études souhaité : Niveau 6 - (Bac+3 ou 4)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions

Au sein du CESCM, l’agent assurera la gestion et la coordination en matière d’administration, de gestion financière et comptable et d’encadrement de personnel. Il ou elle assistera également la directrice d’unité dans la réalisation de sa mission.

Activités

• Définir et mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés ;
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses ;
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives ;
• Encadrer et animer une équipe administrative ;
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de l’unité ;
• Proposer et concevoir les outils de gestion administratives, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité ;
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant ;
• Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats le cas échéant, assurer le suivi administratif et financier des contrats ;
• Organiser et coordonner l’archivage des informations administratives et financières de l’unité ;
• Suivre l’évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité, constituer une documentation de référence ;
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Compétences

Connaissances

• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements.
• Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Connaissance générale des techniques de conduite de projet.
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
• Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de recherche et d’enseignement supérieur.
• Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
• Connaissance des réglementations comptables et fiscales applicables aux établissements publics.

Compétences opérationnelles

• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
• Définir des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
• Manager et animer une équipe ; prévenir et gérer des conflits.
• Conduire un entretien.
• Animer des réunions.
• Planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe, pour un projet.
• Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
• Anglais : compréhension écrite et orale niveau II ; expression écrite et orale : niveau II

Contexte de travail

Le CESCM est une Unité Mixte de Recherche relevant de l'Université de Poitiers et du CNRS, conventionnée avec le Ministère de la Culture et de la Communication. Il soutient, développe et anime une recherche d’excellence dans le domaine des études médiévales, toutes disciplines confondues, au niveau national et international.
L’agent sera responsable d’un pôle de gestion composé de 4 personnes relevant de l’Université de Poitiers, dont il/elle encadrera et coordonnera l’activité.