Un Assistant de direction Pour le service des personnels enseignants

Ancrée depuis 300 ans sur son territoire, l’université de Bourgogne est un établissement historique, composé de 2800 personnels. Elle accueille 35 000 étudiants répartis sur 6 campus : Dijon, Auxerre, Chalon sur Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers.

Université pluridisciplinaire, dotée de 400 formations et de 32 laboratoires de recherche, allant de l’archéologie à l’Intelligence Artificielle, l’uB œuvre pour former les citoyens, et professionnels d’aujourd’hui et de demain, et à relever les défis sociétaux.

SERVICE D’AFFECTATION
Le service des personnels enseignants au sein du pôle RH assure la gestion des personnels enseignants et enseignants-chercheurs de l'université de Bourgogne, ainsi que des vacataires.

MISSIONS

• Assurer le secrétariat de direction du service
• Assurer la mission de correspondant Intranet
• Assurer le secrétariat de dossiers transversaux
• Assurer le lien avec le pôle PETREL (service des retraites)

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Traitement de la correspondance du service (courrier, mails, parapheurs),
• Gestion des appels téléphoniques,
• Gestion de l’agenda de la responsable du service,
• Tenue du planning des congés des personnels du service,
• Commande de matériels,
• Organisation des réunions (réservation de salles, création d’équipe TEAMS…),
• Préparation des dossiers pour la tenue des instances (conseil académique restreint, conseil d’administration restreint, …)
• Publication Intranet et mise à jour d'informations et documents,
• Vérification et actualisation des données (GED/Nuxéo)
• Secrétariat de dossiers transversaux (congés pour recherches thématiques, titularisation des maîtres de conférences, délégations CNRS)
• Gestion des rendez-vous des personnels avec le pôle PETREL

compétences

COMPÉTENCES

• Maîtrise Word et Excel,
• Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-faire technique et méthodologique

• Compétences organisationnelles,
• Compétences rédactionnelles,
• Avoir un bon niveau d’expression orale

Savoir-être

• Être autonome,
• Être rigoureux,
• Sens de l’organisation,
• Faire preuve de discrétion,
• Respecter la confidentialité,
• Aisance relationnelle

Diplôme souhaité : Niveau Baccalauréat

Contrat - Conditions d’exercice

• Début de contrat prévisible : dès que possible mi octobre – début novembre
• Fin de contrat prévisible : 31 août 2024
• CDD renouvelable
• Temps complet

Environnement de travail et prestations :

• Campus à l’américaine avec installation sportive à disposition des personnels
• Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
• Accès à l’Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
• Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
• Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge partielle de la mutuelle
• Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires…)
• Nombreux jours de congés
• Télétravail possible après 6 mois d’activités

Rémunération : A partir de 1782 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel

Fondement juridique : Code général de la fonction publique (version en vigueur depuis le 01/03/2022), article : 332-2 alinéa 2

Candidatures

• Liste des pièces : CV détaillé et lettre de motivation
• Candidature à adresser à : candidature-ub@u-bourgogne.fr en précisant clairement l’intitulé de l’offre ou sa référence (faire référence à Indeed).

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 11 mois

Salaire : à partir de 1 782,00€ par mois

Avantages :

• RTT

Programmation :

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel