Die Gesundheit und die Lebensqualität von Patienten zu verbessern, ist das Ziel des forschenden Pharmaunternehmens Boehringer Ingelheim. Seit der Gründung im Jahre 1885 in Familienbesitz, zählt Boehringer Ingelheim zu den 20 führenden Unternehmen der Branche. Für die drei Geschäftsbereiche Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika schaffen rund 50.000 Mitarbeiter tagtäglich Werte durch Innovation. In der Schweiz (Basel) sind rund 100 Mitarbeitende in den Bereichen Human Pharma und Animal Health tätig.

Wir suchen an unserem Standort in Basel per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Office Support Manager (w/m/d, 80%)

Aufgaben

In dieser Funktion unterstützen Sie unsere Mitarbeiter im Bereich Administration. Die Anstellung erfolgt über einen externen Dienstleister im temporären Arbeitsverhältnis (Voraussichtliche Einsatzdauer bis Ende 2024, mit einem unbefristeten Vertrag nach GAV Personalverleih).

Ihre Tätigkeiten:

• Organisation und Planung von Meetings oder Terminen für Teammitglieder und Führungskräfte
• Telefondienst, Beantwortung von E-Mails sowie Weiterleitung von Anfragen an die zuständige Person
• Dokumentenmanagement: Erstellen, Pflegen und Aktualisierung von Dateien und Aufzeichnungen, sowohl physisch als auch elektronisch
• Dateneingabe und Berichterstattung
• Bestellung, Lagerung und Verteilung von Bürobedarf sowie Verwaltung des Lagerbestands
• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen, einschliesslich Organisation der Logistik, Versenden von Einladungen und Koordination mit Anbietern
• Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transport, etc.)
• Unterstützung bei der Budgetierung, Kostenverfolgung und Rechnungsbearbeitung
• Unterstützung bei Rekrutierungs-, Onboarding- und Schulungsprozessen
• Allgemeine administrative Unterstützung
  
  
  

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Fachbereich
• Vertiefte MS-Office Anwenderkenntnisse, SAP-Erfahrung ist von grossem Vorteil
• Dienstleistungsorientierte, flexible, offene und kommunikative Persönlichkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift, Französischkenntnisse sind von Vorteil
  
  
  

Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen arbeiten möchten, senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung zu.

Für Fragen steht Ihnen Herr Olivier Mueller (Onsite Manager) gerne zur Verfügung.