Junior Site Administrator – Zurich

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres and Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities of the Role:

• Compliance with the customers operational management system is a key performance metric for the contract. The administrator will ensure full compliance with the client’s system to ensure Mercury achieve commercial contract KPIs
• They will be responsible for closing out of maintenance jobs by receiving contractor reports and uploading them to the client’s maintenance management tool
• Experience with software tools such as Service Now and Maximo
• Ensure all the documentations and request that comes from different Mercury teams are correctly archived and tracked.
• Sorting, storing ,retrieving and taking control of technical documentation and contractual information (if applicable), documents related to the scope of work of parties and site documentation, and ensure that all documents from clients are up to date, and circulate it within the company.
• Ensure all documentation meets formal requirements and required standards and are shared at key times to facilitate timely project completion for different Mercury Teams.
• Must be able to retrieve documents and data quickly and efficiently when needed.
• Able to produce reports showing weekly movement including total number of live reports, number completed, number of reports ongoing, number not yet started to identify the real emergencies and resolve it in real time

Essential Criteria for the Role:

• Strong Administration experience
• Fluent in English & German language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Criteria:

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given.
• Experience with GRN and process of goods receiving.

Mercury is an equal opportunities employer.

Junior Site Administrator – Zürich

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.

Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch hochmoderne Konstruktionslösungen in zahlreichen Sektoren, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:

• Die Einhaltung des Betriebsmanagementsystems des Kunden ist ein wichtiger Leistungsindikator für den Vertrag. Der Administrator stellt die vollständige Konformität mit dem System des Kunden sicher, um sicherzustellen, dass Mercury die KPIs des kommerziellen Vertrags erreicht.
• Sie sind für den Abschluss von Wartungsaufträgen verantwortlich, indem sie die Berichte der Auftragnehmer entgegennehmen und diese in das Wartungsmanagement-Tool des Kunden hochladen.
• Erfahrung mit Softwaretools wie Service Now und Maximo
• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumentationen und Anfragen der verschiedenen Mercury-Teams ordnungsgemäß archiviert und nachverfolgt werden.
• Sortieren, Speichern, Abrufen und Kontrollieren von technischer Dokumentation und Vertragsinformationen (sofern zutreffend), Dokumenten im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfang der Parteien und Standortdokumentation. Sicherstellen, dass alle Dokumente von Kunden auf dem neuesten Stand sind, und diese innerhalb des Unternehmens verteilen.
• Stellen Sie sicher, dass die gesamte Dokumentation den formalen Anforderungen und erforderlichen Standards entspricht und zu wichtigen Zeitpunkten weitergegeben wird, um den verschiedenen Mercury-Teams einen rechtzeitigen Projektabschluss zu ermöglichen.
• Muss in der Lage sein, bei Bedarf schnell und effizient Dokumente und Daten abzurufen.
• Kann Berichte erstellen, die die wöchentliche Entwicklung zeigen, einschließlich der Gesamtzahl der Live-Berichte, der Anzahl abgeschlossener Berichte, der Anzahl laufender Berichte und der Anzahl noch nicht begonnener Berichte, um die wirklichen Notfälle zu identifizieren und in Echtzeit zu lösen

Wesentliche Kriterien für die Rolle:

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse
• PC-Kenntnisse mit Kompetenz in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Fähigkeit zur Abstimmung und Verwaltung des gesamten Papierkrams vor Ort
• Exzellente Telefonmanieren
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Exzellente Kommunikations Fähigkeiten

Wünschenswerte Kriterien:

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche von Vorteil, aber nicht Voraussetzung
• SAP-Erfahrung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung erfolgt.
• Erfahrung mit GRN und dem Prozess des Wareneingangs.

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.