Unsere Arbeit bewegt viel!

Für unsere Teams Baumanagement, Immobilienmanagement sowie Portfolio- und Projektmanagement suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt jeweils eine

Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung Immobilien

Ihre Aufgaben

• Koordination und Verwaltung von bereichsbetreffenden Vorgängen und Arbeitsabläufen, Unterstützung in operativen Geschäftsabläufen
• Sicherstellung des Informationsflusses im Bereich
• Unterstützung bei der Projektplanung und –umsetzung, inkl. Termineinhaltung und Datenaufbereitung
• Sammlung und thematische Aufbereitung von Informationen von internen wie externen Quellen, Verfolgung von Sachstandsfragen
• Schnittstelle zum Unternehmenscontrolling
• Inhaltliche Terminvorbereitung, inkl. Organisation und Präsentation
• Selbstständige Erstellung von Anschreiben und Besprechungsprotokollen
• Bearbeitung, Erstellung und Aktualisierung von Stellenbeschreibungen und –Ausschreibungen
• Vorprüfung und Verfassen von Bestellanforderungen zu bestehenden Aufträgen mittels SAP
• Erstellung und Gestaltung von Statistiken, Übersichten, Berichten und Präsentationen
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Urlaubskoordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen, Räumliche Organisation und Beschaffung, Verwaltung des Posteingangs, der Wiedervorlage und digitaler Ablage usw.

Ihr Profil

• Eine 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise zur/-m Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Immobilienkauffrau/-mann
• Alternativ eine entsprechende verwaltungstechnische Ausbildung (Verwaltungsfachangestellte/-r oder Verwaltungslehrgang I)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder einem Sekretariat sind von Vorteil
• Gute Anwendungsfähigkeiten von MS-Office Software
• Grundkenntnisse der VOB, des TVöD und SAP wünschenswert
• Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten
• Gute Kommunikationsfähigkeit, kundenorientierte Denk- und Arbeitsweise sowie ein sicheres und freundliches Auftreten

Gehalt

Das Gehalt entspricht Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA.

Bewerbungen von Frauen sowie schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung bevorzugt berücksichtigt.

Die Besetzung der Stelle sollte in Vollzeit (39 Stunden/Woche) erfolgen. Bei entsprechenden Bewerbungen prüfen wir, ob Teilzeitwünschen entsprochen werden kann.

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