Administrative Assistenz (m/w/d) im Departementsstab D-MAVT

30%-60%, Zürich, befristet

Das Departement für Maschinenbau und Verfahrenstechnikist aktuell mit über 3000 Studierenden, 43 Professuren und 850 Angestellten das grösste Departement der ETH Zürich. Zur Verstärkung unseres Departementsstabs suchen wir per sofort eine engagierte und dynamische Administrative Assistenz zur Unterstützung der operativen und organisatorischen Aufgaben im Team.

Das Arbeitspensum ist flexibel zwischen 30-60% und es handelt sich um eine befristete Anstellung für max. sechs Monate.

Stellenbeschreibung

In Ihrer Rolle als administrative Drehscheibe im Departementsstab unterstützen Sie bei allen administrativen Aufgaben. Je nach Bedarf erstellen Sie Briefe oder Unterlagen und tragen aktiv zu administrativen Prozessoptimierungen im Departement bei. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Zahlungsaufträgen, die zeitnahe Durchführung von Überweisungen und die Erfassung der Spesen des Departements.

Darüber hinaus assistieren Sie bei der Erstellung und Überwachung der Kostenstelle des Departements. Dies umfasst das monatliche finanzielle Controlling, die Einhaltung des Jahresbudgets mit diversen Unter-Budgets sowie die Qualitätskontrolle aller Verbuchungen in Bezug auf ETH-Compliance und Reglemente. Zudem helfen Sie beim Jahresabschluss und der Budgetierung.

Sie unterstützen den Departementsstab bei allen Aufgaben und Veranstaltungen des gesamten Departements und tragen zur Mitgestaltung der Informationsplattform für die administrativen Assistentinnen am Departement bei. Ausserdem koordinieren Sie die Organisation von Arbeitsplatzequipment und verwalten das IT-Equipment des Departementsstabs. Mit Ihrer Offenheit und Flexibilität ergänzen Sie unser Team optimal.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in Buchhaltung, Budgetierung, Kostenkontrolle und ein Flair für Zahlen sind von Vorteil
• Neben stilsicherem Deutsch verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in strukturiertem Arbeiten und Prozessoptimierungen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme, insbesondere Excel
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent aus, arbeiten gerne selbstständig, zuverlässig und präzise. Darüber hinaus sind Sie verantwortungsbewusst und flexibel
• Ein hohes Mass an sozialer Kompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab

Arbeitsort

Arbeitsort

Wir bieten

• Mitarbeit in einem engagierten und motivierten Team
• Eine internationale, vielfältige und inspirierende Umgebung
• Möglichkeiten für die persönliche und fachliche Weiterbildung
• Ein dynamisches Umfeld mit viel Gestaltungspielraum und Mitwirkungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitsbedingungen
• Ein Arbeitsplatz in der Stadt Zürich

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über uns, finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Karin Werer gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.