Introduction

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité. www.unil.ch/carrieres

Présentation

La Faculté des sciences sociales et politiques (www.unil.ch/ssp) offre quatre filières de formation : psychologie, science politique, sciences sociales, sciences du sport et plusieurs formations en collaboration avec des Facultés ou Hautes écoles partenaires. Elle accueille environ 4000 étudiant·e·s réparti·e·s entre les cycles de bachelor, master et doctorat. Son personnel est composé d'environ 450 EPT dont environ 70 professeurs, 55 MER, 225 assistant·e·s ainsi que des chargé·e·s de cours.

Pour organiser et superviser le suivi des étudiant·e·s et toutes les opérations administratives et informatiques liées à la gestion des études, la Faculté des sciences sociales et politiques recrute un ·e :

ADJOINT·E AUX AFFAIRES ETUDIANTES A 70-80 %

Ce poste complète l'équipe administrative du Décanat et est placé sous la conduite de l'Administratrice de la Faculté.

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 01.03.2025 ou à convenir Durée du contrat : Indéterminée Taux d'activité : 70-80 % Lieu de travail : Bâtiment Géopolis - Lausanne-Dorigny

Vos activités

• Vous conduisez et organisez l’action de l’administration des affaires étudiantes dans la réalisation des opérations administratives et informatiques liées au cycle des études dans les délais fixés par le calendrier académique : structuration et informatisation des plans d’études et des règles de réussite et d’échec, création des enseignements et des épreuves, organisation et vérification des inscriptions aux cours et aux épreuves, gestion des cas particuliers, établissement de l’horaire des cours, des 3 sessions d’examens annuelles, réception des recours, etc. Vous interagissez avec l’Adjoint·e RH de la Faculté afin d’intégrer les éléments liés au parcours de vie dans cette organisation (arrêt maladie, retraite, congé scientifique, etc.).
  

• Vous prenez les décisions en matière d'affaires étudiant·e·s (notamment mesures d'aménagement pour étudiant·e·s en situation de handicap, admissions en master, équivalences, inscriptions tardives, mobilité, réimmatriculation, transfert, études à temps partielle, etc.) et relisez les courriers préparés par les conseiller·e·s aux études et la responsable du secrétariat des étudiant·e·s.
  

• Vous supervisez l’action des conseiller·e·s aux études et de la responsable du secrétariat des étudiant·e·s, vous traiter des dossiers particuliers, vous instruisez les situations les plus complexes en vue de la soumission au Décanat.
  

• Vous interagissez avec les enseignant·e·s et les commissions que vous conseillez sur les aspects organisationnels, règlementaires et informatiques en apportant votre expertise de gestion et de connaissance du système d’information étudiantes (SylviaAcad). Vous interagissez avec les Dicastères et services de l'Université pertinents dans votre domaine d'action (Service des immatriculations, SASME, Centre informatique, Dicastère enseignement, Centre de soutien à l'enseignement, Service juridique, etc.). Vous veilliez particulièrement dans ces interactions à harmoniser les pratiques, améliorer les processus et appliquer les standards qualité de la Faculté.
  

• Vous rédigez des procédures, des directives, des rapports sur la base des extractions que vous faites de la base de données, des courriers. Vous analysez les statistiques et tendances de fonds en matière d'évolution des inscriptions. Vous documentez le suivi qualité de la Faculté dans votre domaine d'action.

Votre profil

Vous êtes titulaire d'un Master universitaire, idéalement obtenu dans une de nos filières de formation, complété d'une formation continue sur les domaines d’expertise du poste (IDHEAP, Droit, informatique, etc.) avec une expérience de 8 ans dans l’administration académique sur un poste organisationnel avec prise de décisions et conduite d’équipe.

Les qualités attestées dans vos emplois précédents sont :

• un sens aigu de l'organisation et de la planification ;
• une bonne maitrise de l’informatique, avec une excellente compréhension du fonctionnement des bases de données ;
• de la facilité dans la compréhension et la mémorisation de règlements multiples ;
• de la facilité à prendre des décisions, à passer à l'action, à gérer l’imprévu ;
• de l’ouverture d’esprit, de la flexibilité et des facilités de communication ;
• d’excellentes compétences rédactionnelles en français et compréhension de l'anglais et/ou de l'allemand.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir. Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Roseline Costaz Singh Virk Administratrice de la Faculté
tél : 0041 21 692 31 05

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 13.12.2024

Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF. Les personnes sélectionnées seront contactées au plus tard le 9 janvier 2025 pour un entretien qui se déroulera le lundi 13 janvier 2025 entre 8h et 13h. Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.